„Jedes 6. Projekt scheitert aufgrund mangelhafter Kommunikation“.

Mit einem verständlichen Briefing können bereits vor Projektstart die Grundlagen für eine strukturierte, klare und gute  Kommunikation  gelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis über Projektumfang, Ziele und Erwartungen haben, was für einen erfolgreichen Projektabschluß unerlässlich ist. Um den Prozess beim Briefing schreiben einfacher zu gestalten, bieten Online-Tools wie Brylliant eine effiziente Umgebung für die Entwicklung wirksamer Briefings.

Was ist ein Briefing?

Das Wort „Briefing“ hat seinen Ursprung im Militärjargon und bedeutet so viel wie „Anweisung“ oder „Lagebesprechung“, um die Tagesbefehle auszugegeben. Gleichzeitig wird „brief“ mit „kurz“ übersetzt.

Im Marketing wird das Briefing gemeinhin als eine kurze schriftliche oder mündliche Anweisung vor einem Projektstart oder im Zuge kreativer estaltungsprozesse beschrieben. Ein effektives Briefing liefert die Antworten auf zentrale Fragen wie:

• Worum geht es im Projekt überhaupt?
• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Welche Zielgruppe wollen wir erreichen?
• Wie viel darf es kosten? und wie viel Zeit haben wir?

Es gibt verschiedene Briefing-Arten, je nach Kontext, in dem sie verwendet werden. Einige der gebräuchlichsten sind: Employer Branding Briefing, Packaging Briefing, Brand Design Briefing, Media Briefing, etc.

Warum ist ein Briefing wichtig?

Die Relevanz eines guten Briefings kann nicht hoch genug bewertet werden. Ohne klare Anweisungen und Erwartungen besteht das Risiko von Missverständnissen, falscher Kommunikation und ineffizienter Arbeit. Ein präzises Briefing spart Zeit und Ressourcen, während es Fehler minimiert, die den Projekterfolg gefährden. Lesen Sie hier unseren Artikel über die fünf häufigsten Fehler, die Sie beim Briefing-Aufbau unbedingt vermeiden sollten.

Wichtige Elemente beim Briefing schreiben

Das Briefing, als entscheidender Schlüssel zur effektiven Kommunikation zwischen Auftraggeber und Agentur, sollte essenzielle Elemente umfassen, um den Projekterfolg nachhaltig zu gewährleisten. Die Kern-Bausteine sind:
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1. Agenturaufgabe:
Fassen Sie die Aufgabe kurz in höchstens zwei Zeilen zusammen, um dem Auftrag einen Rahmen zu geben und die Wahrnehmung zu lenken.

2. Ausgangslage:
Skizzieren Sie die Ausgangssituation, den Markt und ihre Wettbewerber. Definieren Sie das grundlegende Kundenproblem, das sie lösen wollen oder die Chance, die Sie ergreifen wollen.

3. Business- und Marketingziele:
‍Formulieren Sie Ihre geschäftlichen Ziele und legen Sie fest, wie und mit welchen KPIs Sie den Erfolg ihrer Maßnahme messen wollen.

4. Zielgruppe:
Beschreiben Sie ihre Zielgruppen nicht nur soziodemografisch, sondern vor allem entlang ihrer tieferliegenden Erwartungen, Motivationen und Probleme (Human Insights).

5. Kommunikationsziele:
Definieren Sie die zentralen Ziele für die geplante Maßnahme, einschließlich kognitiver (Wahrnehmung), affektiver (Einstellung) und aktivierender Ziele (Handlung).

6. Angebot, Proposition:
Erklären Sie, was das Produkt oder die Dienstleistung ist und welche Probleme es löst. Betonen Sie die Vorteile und unterstützenden Merkmale (RTBs – reasons to believe).

7. Charakter & Tonality:
Beschreiben Sie die gewünschte Tonalität mit 4-5 Adjektiven. Ist eher ausschließlich für Kreativ-Briefings relevant, sollte entsprechend gekennzeichnet werden.

8. Leistungsumfang:
‍Präzisieren Sie, welche konkreten Leistungen die Agentur erbringen soll, inklusive der relevanten Kunden-Touchpoints.

9. Sonstige Überlegungen:
Berücksichtigen Sie rechtliche oder technische Rahmenbedingungen sowie Gestaltungsrichtlinien.

10. Timings:
Skizzieren Sie den Zeitplan für die Erbringung der Agenturleistungen, von der Übergabe des Briefings bis zum Beginn der Maßnahme.

11. Budget:
Geben Sie, wenn möglich, das verfügbare Projektbudget an, aufgeschlüsselt nach sinnvollen Posten (z. B. Agenturhonorar, Produktion, Medien).

Online-Tools zum Briefing schreiben

Für eine erfolgreiche Projektumsetzung ist ein klar strukturiertes Briefing der Schlüssel zum Erfolg. Durch die Vorgabe einer klaren Richtung entlang vordefinierter Schritte, wie wir sie in den vorangegangenen Abschnitten erläutert haben, legen Sie den Grundstein für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur.

Sie kennen nun die theoretischen Grundlagen, die praktische Anwendung könnte kompliziert erscheinen - und deshalb gibt es uns! Ein innovativer Weg, den Prozess beim Briefing schreiben zu erleichtern, liegt in der Verwendung intuitiver Online-Briefing-Tools wie Brylliant, die eine effiziente und benutzerfreundliche Umgebung für die Entwicklung und Verwaltung von Briefings anbieten.

51% der Organisationen nutzen Kollaborationstools für die Projektabwicklung.

Der Einsatz von Brylliant erleichtert nicht nur die Erstellung eines umfassenden Briefings und beschleunigt den gesamten Prozess, sondern führt auch zu einer höheren Marketingwirkung (ROI) durch bessere kreative Reaktionen.

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